État des lieux de sortie : clés et dépôt de garantie

L’état des lieux de sortie se fait au départ du locataire, quand le logement est libéré et que les clés sont rendues. Il sert à comparer l’état final du bien avec celui noté à l’entrée, pour distinguer l’usure normale, un élément manquant ou une dégradation susceptible d’avoir une incidence sur le dépôt de garantie.

Pour limiter les litiges, ce document doit être précis, contradictoire et remis à chaque partie après signature. Locataire, propriétaire, agence ou mandataire ont donc intérêt à préparer le rendez-vous avec méthode, plutôt que de découvrir les points sensibles au dernier moment.

Table des matières

Le rôle réel de l’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie clôt la location sur le plan matériel. Il décrit l’état du logement pièce par pièce au moment où le locataire quitte les lieux. Il ne sert pas seulement à faire un passage rapide dans l’appartement ou la maison, il sert de base de comparaison avec l’état des lieux d’entrée. Cette comparaison aide à objectiver ce qui a changé.

Plus les descriptions sont concrètes, plus l’échange reste clair. Une trace légère, un trou rebouché, un sol abîmé, une porte cassée ou un équipement absent ne se traitent pas de la même manière. Dans une location meublée, le contrôle du mobilier compte aussi. Dire “peinture écaillée sur 20 cm près de la fenêtre du salon” est plus utile que “mur abîmé”, parce que la précision évite les interprétations vagues.

Entrée et sortie, deux documents qui se répondent

L’état des lieux d’entrée photographie la situation au début du bail, lors de la remise des clés au locataire. L’état des lieux de sortie vérifie ce qui a changé à la fin. Si un défaut était déjà noté à l’entrée, il ne peut pas être reproché une seconde fois au locataire à la sortie. À l’inverse, une dégradation nouvelle peut justifier une discussion sur les réparations.

Le plus simple est de relire l’état des lieux d’entrée avant le rendez-vous de sortie. Il faut garder les mêmes repères visuels et les mêmes mots pour décrire chaque pièce. Même mur, même fenêtre, même équipement, même niveau de détail. Ainsi, la comparaison reste nette entre le début et la fin de la location.

Le bon moment et les personnes présentes

L’état des lieux de sortie doit être réalisé au moment de la libération des lieux ou très peu de temps après. En pratique, il coïncide souvent avec la remise des clés. Le logement doit donc être prêt : déménagement terminé, nettoyage fait, équipements du bail présents et accès disponibles.

Le principe essentiel est le caractère contradictoire. Le locataire et le propriétaire, ou leurs représentants, participent à la constatation. Chacun peut formuler ses remarques, vérifier les éléments notés et signer le document s’il l’accepte. C’est ce qui donne sa valeur au constat.

Propriétaire, locataire, agence ou mandataire

Le propriétaire peut faire l’état des lieux lui-même ou se faire représenter par un professionnel, par exemple un agent immobilier. Le locataire peut aussi être représenté par un tiers s’il ne peut pas être présent, notamment en cas de déménagement loin du logement ou de départ à l’étranger.

Dans ce cas, mieux vaut prévoir une procuration écrite. Elle doit identifier clairement la personne mandatée, le logement concerné, la date du rendez-vous et l’autorisation donnée pour constater l’état du logement, remettre ou recevoir les clés et signer le document. Une procuration trop vague complique vite la situation si un désaccord apparaît.

En cas d’absence, de refus ou de désaccord

Si l’une des parties refuse de venir, refuse de réaliser l’état des lieux ou refuse de signer, il est possible de solliciter un commissaire de justice. Celui-ci établit alors un constat locatif. Les parties sont prévenues par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours à l’avance.

Ce recours est utile lorsque le rendez-vous amiable bloque. Il ne faut pas confondre désaccord ponctuel et impossibilité totale. Si une remarque peut être ajoutée au document avant signature, l’état des lieux amiable reste souvent la solution la plus simple. En revanche, lorsqu’aucune constatation commune n’est possible, le commissaire de justice sécurise la procédure.

Préparer le logement avant le rendez-vous

Le logement doit être présenté dans de bonnes conditions d’éclairage. Une visite en fin de journée, sans lumière suffisante, favorise les oublis et les contestations. Si possible, il faut prévoir un créneau où chaque pièce peut être inspectée correctement, y compris les caves, garages, parkings ou dépendances mentionnés au bail.

L’appartement ou la maison doit être vide des effets et objets appartenant au locataire. Les cartons, meubles personnels ou objets laissés dans un placard empêchent de vérifier correctement les sols, murs, prises, portes ou équipements. En revanche, les meubles et équipements appartenant au propriétaire doivent rester dans le logement pour être contrôlés.

Checklist rapide avant l’état des lieux de sortie

Vider le logement des effets personnels du locataire.
Laisser les équipements, meubles et accessoires mentionnés dans le bail.
Nettoyer les pièces, sanitaires, cuisine, vitres et rangements.
Vérifier les ampoules, détecteurs, robinets, prises, volets et ouvertures.
Préparer les relevés de compteurs si nécessaire.
Rassembler toutes les clés, badges, bips et moyens d’accès confiés.
Relire l’état des lieux d’entrée pour anticiper les points de comparaison.

Cas particulier du logement meublé

Pour un logement meublé, l’état des lieux de sortie doit être complété par l’inventaire du mobilier. Il ne suffit pas de vérifier les murs et les sols. Il faut aussi contrôler les meubles, l’électroménager, la literie, la vaisselle et les équipements listés au départ.

Le document doit permettre d’identifier ce qui manque, ce qui est cassé et ce qui relève d’une utilisation normale. Un canapé légèrement marqué après plusieurs années d’occupation ne se traite pas comme une table fendue ou un appareil absent alors qu’il figurait dans l’inventaire. La distinction doit rester lisible.

Les mentions utiles d’un document conforme

Un modèle d’état des lieux de sortie doit être suffisamment détaillé pour protéger les deux parties. Il doit identifier le logement, les personnes présentes, la date, l’adresse, les compteurs le cas échéant, puis décrire chaque pièce avec précision. Les modèles conformes à la loi Alur sont conçus pour intégrer ces informations de manière structurée.

La description doit porter sur les murs, sols, plafonds, portes, fenêtres, volets, prises, interrupteurs, sanitaires, chauffage, cuisine, équipements et annexes. Il vaut mieux éviter les mentions floues comme “bon état” ou “mauvais état” lorsqu’un défaut existe. Une observation précise, comme “rayure de 15 cm sur parquet près de l’entrée” ou “joint noirci autour de la baignoire”, parle immédiatement.

Élément à vérifier	Exemple de mention utile
Murs et peintures	Traces légères, trous rebouchés, peinture écaillée à un endroit précis
Sols	Rayures, taches, carreau fissuré, moquette tachée
Ouvertures	Fenêtre fonctionnelle, volet bloqué, poignée manquante
Équipements	Robinet qui fuit, plaque de cuisson fonctionnelle, radiateur en place
Accès	Nombre de clés, badge, bip, boîte aux lettres, cave ou parking

Le document signé doit être remis au locataire et au propriétaire au moment de la signature, en main propre ou par voie dématérialisée. Un état des lieux réalisé en ligne sur tablette ou smartphone peut répondre au même besoin qu’un document papier, à condition que chaque partie puisse le relire, le signer et en conserver un exemplaire.

Clés, loyers, dépôt de garantie et formats à utiliser

La remise des clés est une étape décisive. Le locataire doit restituer toutes les clés et tous les moyens d’accès : badge d’immeuble, bip de portail, clé de cave, clé de boîte aux lettres, télécommande de parking. Cette remise libère le locataire du paiement des loyers et charges pour la suite.

Attention toutefois, rendre les clés ne supprime pas les dettes déjà existantes. Les impayés de loyer restent dus, tout comme les sommes éventuellement liées à des dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie. Le dépôt de garantie sert alors de point de discussion financier, selon ce qui est relevé et justifié.

PDF, Word ou état des lieux en ligne

Un modèle PDF prêt à imprimer convient si vous voulez remplir le document à la main lors du rendez-vous. Un PDF remplissable est pratique pour préparer les informations à l’avance. Un modèle Word modifiable permet d’adapter les rubriques à un logement particulier, par exemple une maison avec garage, un appartement avec cave ou une location meublée avec inventaire détaillé.

L’état des lieux en ligne, réalisé sur tablette ou smartphone, facilite l’ajout de remarques et la remise dématérialisée du document signé. Quel que soit le support choisi, la qualité des constatations reste prioritaire. Un modèle simple mais précis, daté, signé et remis aux deux parties protège mieux qu’un document élégant mais incomplet.

Le dernier réflexe avant de signer

Avant signature, relisez chaque page calmement. Vérifiez que les désaccords éventuels sont notés, que les clés restituées sont listées, que les annexes sont mentionnées et que l’inventaire du mobilier est joint pour un meublé. Une fois signé, l’état des lieux de sortie devient la référence principale pour discuter des dégradations, du dépôt de garantie et de la fin effective de l’occupation.